Als bij intramurale zorg de cliënt het medicatiebeheer heeft overgedragen aan de zorgorganisatie, zijn de organisatie en zorgmedewerkers verantwoordelijk voor opslag en beheer.

• De organisatie draagt zorg voor duidelijke afspraken en procedures over opslag en beheer.
• De organisatie draagt zorg voor passende faciliteiten (bijvoorbeeld een afsluitbare ruimte, koelkast met thermometer).
• De zorgmedewerker werkt volgens deze afspraken, signaleert eventuele risico’s en problemen en bespreekt deze met de leidinggevende.
• Zorg voor het op de juiste wijze bewaren van de medicatie, volgens het bewaaradvies van de apotheker en volgens algemene hygiënerichtlijnen.
• Sla de retourmedicatie, totdat de apotheek deze ophaalt, zo op dat deze niet toegankelijk is voor onbevoegden.
• Zorg tijdig voor bijbestellen/herhaalrecepten volgens de afgesproken procedure.

» Hoe scoort mijn organisatie op dit advies?

In een instelling mogen alleen medicijnen-op-naam van een cliënt aanwezig zijn. Een uitzondering vormt de werkvoorraad met medicijnen-niet-op-naam, ook wel ‘dokterstas’ genoemd. Artsen die werkzaam zijn voor een zorgorganisatie met de toelating behandeling (zoals een specialist ouderengeneeskunde) kunnen dat nodig hebben voor spoedsituaties. Voor de opslag en beheer van deze werkvoorraad is de ‘Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen’ opgesteld door ActiZ, GGZ Nederland en VGN (2011).
De Handreiking gaat over de samenstelling en het beheer van deze voorraad medicijnen-niet-op-naam. De werkvoorraad moet beperkt van omvang zijn. De Handreiking geeft daarvoor een aantal toetsingscriteria, bijvoorbeeld de doelgroep in de instelling en het aantal cliënten. De instelling moet kunnen beargumenteren waarom dit soort en deze hoeveelheid geneesmiddelen nodig zijn voor de artsen. Ook moet de instelling het beheer van de werkvoorraad goed regelen. De apotheker heeft een adviserende rol.

» Hoe scoort mijn organisatie op dit advies?

In een instelling heb je van meerdere cliënten een voorraad van opiaten, dat geeft het risico van misbruik. Daarom gelden specifieke regels voor het beheer van opiaten in een zorginstelling. Het gaat in dit geval meer om de veiligheid van de zorgmedewerker dan van de cliënt. De zorgmedewerker moet aannemelijk kunnen maken dat zij het opiaat aan de cliënt heeft gegeven en niet de opiaten voor zichzelf heeft opgespaard. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om het beheer zorgvuldig te regelen. Afspraken over het beheer van opiaten, moeten zijn gericht op het voorkómen van misbruik. Dat is de ‘meetlat’ om de afspraken en procedure in de organisatie te toetsen.

Hoofdregels voor opslag en beheer van opiaten in een zorginstelling 

• Opiaten op naam en de voorraad opiaten niet-op-naam (‘werkvoorraad’) moeten achter slot worden bewaard, aard- en nagelvast. Dat wil zeggen: in een kast(je) die zodanig is vastgemaakt dat deze niet zomaar is mee te nemen. Deze opiaten moeten afgezonderd van de overige medicatie worden bewaard.
• Alleen bevoegden mogen toegang hebben tot de opiaten; dit moet zorgvuldig zijn geregeld.
• Zorg voor een zorgvuldige opiatenregistratie, bijvoorbeeld: leg vast bij de losse opiaten op naam (niet in GDS / medicatierol) en bij de opiaten niet-op-naam (’werkvoorraad’) wat er wanneer door wie voor welke cliënt wordt uitgehaald.
• Opiaten op naam kunnen ook in een GDS (medicatierol) worden verstrekt. In dat geval hoeven ze niet apart bewaard te worden, maar kunnen dan gewoon bij de overige medicatie worden bewaard, die ook achter slot liggen.

» Hoe scoort mijn organisatie op dit advies?